プライバシーポリシー

プライバシーポリシー

本プライバシーポリシーは、Hotel Contract Intelligence の利用に際し、当社が個人データをどのように収集、利用、開示、保持および保護するかを説明するものです。本ポリシーは、アカウントユーザー、組織の管理者、プラットフォーム管理者、およびアップロードされた契約書や関連記録にデータが含まれる可能性のある個人に適用されます。

1. 当社が処理するデータ

当社は、サービスの運営に必要な範囲で、アカウント情報、組織情報、連絡先情報、サインインおよびセキュリティに関するイベント、デバイスおよびブラウザの情報、IPアドレス、サポートとのやり取り、請求記録、アップロードされたファイル、抽出された契約データ、検証に関するフィードバック、連携のメタデータ、監査ログ、利用情報を処理することがあります。

2. 処理の目的

当社は、プラットフォームの提供、ユーザーの認証、アカウントの保護、アップロードされた文書の処理、構造化された契約データの生成、連携のサポート、サブスクリプションと請求の管理、カスタマーサポートの提供、不正利用の検知、エラーのトラブルシューティング、信頼性の向上、法的義務の遵守、ならびに権利の確立、行使または防御のためにデータを処理します。

3. 法的根拠

状況に応じて、処理は、契約の履行、正当な利益、法的義務の遵守、法的請求の確立または防御、必要な場合の明示的な同意、または適用されるデータ保護法に基づくその他の適法な根拠に基づいて行われることがあります。

4. AIと自動処理

アップロードされた文書および抽出されたテキストは、サービスの提供に必要な範囲で、設定されたAI、文書解析、ホスティング、監視、メッセージキュー、データベース、ストレージおよびインフラの各提供事業者に送信されることがあります。AIの出力は補助的なものであり、業務で利用する前にお客様による人の目での確認が必要です。

5. Cookieとブラウザストレージ

本プラットフォームは、認証、セキュリティ、信頼済みデバイスの識別、言語や表示の設定、日付形式、ナビゲーションの設定およびこれらに類するサービス機能のために、厳密に必要なCookie、セッションストレージおよびローカルストレージを使用することがあります。現在、当社はアプリケーション内で広告用Cookieや第三者による行動追跡用Cookieを使用していません。必須ではない分析用またはマーケティング用のCookieを導入する場合は、必要に応じて追加の通知と同意管理の手段を提供します。

6. 共有と処理者

当社は、プラットフォームのホスティング、保護、監視、処理、メール送信、保存、分析またはサポートを行うサービス提供事業者および再委託先処理者とデータを共有することがあります。また、法令の遵守、契約の履行確保、権利と安全の保護、適法な要請への対応、または合併、買収、組織再編、資産売却などの事業取引の完了のためにデータを開示することがあります。

7. 国際的な移転

データは、ユーザーまたは組織が所在する国以外の国で処理されることがあります。必要な場合、当社は、契約上の保護措置、移転影響評価、アクセス制御、暗号化、委託先の適正な審査などの適切な保護措置を講じます。

8. 保持

未処理の契約書のアップロードは、24時間後に自動的に削除されます。有効な契約書は、お客様がサービスを利用している間、またはお客様の権限あるユーザーが削除するまで保持されます。削除された契約書は30日間復元可能であり、その後、1時間ごとに実行される保持処理によって完全に消去されます。完全消去により、アプリケーションが保持する元の文書、抽出されたテキスト、構造化された契約データ、プロンプトとモデルの応答、文書の根拠情報、RAGの派生データ、フィードバックの添付ファイル、連携の識別子、および個人を特定できる項目が削除されます。

削除が行われたことを証明し、適用される監査、請求、セキュリティおよび法令上の義務を満たすため、必要最小限の運用情報と請求情報のみを含み、内容を含まない削除記録が少なくとも3年間保持されます。この記録には、アップロードされた文書や抽出された契約内容は含まれません。

回帰テスト用ワークスペースとして指定された組織、および回帰テスター権限を明示的に付与されたユーザーは、その指定が有効である間、自動消去の対象外となります。これらのユーザーも通常の手順で契約書を削除できますが、その場合、契約書は非表示になるものの、適用除外が有効な間は完全消去は実行されません。適用除外は指定の解除とともに終了し、通常の復元期間をすでに経過した削除済みの記録は、次回の保持処理の対象となります。

9. セキュリティ

当社は、アクセス制御、認証、ログ記録、分離、適切な場合の暗号化、監視および運用上の保護措置を含む、合理的な技術的および組織的措置を講じています。ユーザー権限、デバイスの安全、連携の安全およびコンテンツの適法なアップロードについては、引き続きお客様が責任を負います。

10. お客様の権利

適用される法令に応じて、個人は、自己のデータへのアクセス、訂正、削除、処理の制限、処理への異議、データポータビリティの請求、同意の撤回、または監督機関への苦情申立ての権利を有する場合があります。一部の請求は、アップロードされた契約内容の管理者であるお客様が対応する必要があります。

11. お客様の責任

お客様は、必要な通知の提供、必要な同意の取得、適法な処理指示の選択、保持期間および連携の適切な設定、ならびにアップロードされたデータがプラットフォームを通じて適法に処理され得ることの確保について責任を負います。

12. お問い合わせと更新

当社は本プライバシーポリシーを更新することがあります。新しいバージョンへの同意が必要な場合、プラットフォームを継続して利用するには、更新後のポリシーへの同意が必要となることがあります。

本書は便宜のために提供される翻訳です。本翻訳と英語版との間に相違がある場合は、英語版が優先します。