Privacybeleid

Privacybeleid

Dit Privacybeleid legt uit hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, openbaar maken, bewaren en beschermen wanneer Hotel Contract Intelligence wordt gebruikt. Het is van toepassing op accountgebruikers, beheerders van organisaties, platformbeheerders en personen van wie gegevens kunnen voorkomen in geüploade contracten of bijbehorende gegevens.

1. Gegevens die wij verwerken

Wij kunnen accountgegevens, organisatiegegevens, contactgegevens, inlog- en beveiligingsgebeurtenissen, apparaat- en browsergegevens, IP-adressen, communicatie met de ondersteuning, factuurgegevens, geüploade bestanden, geëxtraheerde contractgegevens, feedback op validaties, integratiemetadata, auditlogs en gebruiksgegevens verwerken die nodig zijn om de dienst te laten werken.

2. Doeleinden van de verwerking

Wij verwerken gegevens om het platform te leveren, gebruikers te authenticeren, accounts te beveiligen, geüploade documenten te verwerken, gestructureerde contractgegevens te genereren, integraties te ondersteunen, abonnementen en facturering te beheren, klantondersteuning te bieden, misbruik op te sporen, fouten op te lossen, de betrouwbaarheid te verbeteren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen en rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

3. Rechtsgronden

Afhankelijk van de context kan de verwerking gebaseerd zijn op de uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigde belangen, het nakomen van wettelijke verplichtingen, het instellen of verdedigen van rechtsvorderingen, uitdrukkelijke toestemming waar vereist, of andere rechtmatige grondslagen die op grond van het toepasselijke gegevensbeschermingsrecht beschikbaar zijn.

4. AI en geautomatiseerde verwerking

Geüploade documenten en geëxtraheerde tekst kunnen, voor zover nodig om de dienst te leveren, worden verzonden naar geconfigureerde aanbieders van AI, documentherkenning, hosting, monitoring, berichtenwachtrijen, databases, opslag en infrastructuur. AI-resultaten zijn ondersteunend en moeten door de klant door een mens worden beoordeeld voordat ze operationeel worden gebruikt.

5. Cookies en browseropslag

Het platform kan strikt noodzakelijke cookies, sessieopslag en lokale opslag gebruiken voor authenticatie, beveiliging, herkenning van vertrouwde apparaten, taal- of weergavevoorkeuren, datumnotatie, navigatievoorkeuren en vergelijkbare functies van de dienst. Wij gebruiken in de applicatie momenteel geen advertentiecookies of trackingcookies van derden. Als niet-noodzakelijke analytische of marketingcookies worden ingevoerd, bieden wij waar vereist aanvullende informatie en toestemmingsinstellingen.

6. Delen en verwerkers

Wij kunnen gegevens delen met dienstverleners en subverwerkers die het platform hosten, beveiligen, monitoren, verwerken, e-mails verzenden, gegevens opslaan, analyseren of ondersteunen. Wij kunnen gegevens ook openbaar maken om aan de wet te voldoen, overeenkomsten te handhaven, rechten en veiligheid te beschermen, te reageren op rechtmatige verzoeken of een zakelijke transactie af te ronden, zoals een fusie, overname, herstructurering of verkoop van activa.

7. Internationale doorgifte

Gegevens kunnen worden verwerkt in andere landen dan het land waar gebruikers of organisaties zich bevinden. Waar vereist, gebruiken wij passende waarborgen, zoals contractuele bescherming, beoordelingen van de gevolgen van doorgifte, toegangscontroles, versleuteling en zorgvuldige screening van leveranciers.

8. Bewaring

Niet-verwerkte contractuploads worden na 24 uur automatisch verwijderd. Actieve contracten worden bewaard zolang de klant de dienst gebruikt of totdat een bevoegde gebruiker van de klant ze verwijdert. Een verwijderd contract kan gedurende 30 dagen worden hersteld en wordt daarna door een elk uur uitgevoerd bewaarproces definitief gewist. Bij definitieve wissing worden het brondocument, de geëxtraheerde tekst, gestructureerde contractgegevens, prompts en modelantwoorden, documentbewijs, RAG-afgeleiden, bijlagen bij feedback, integratie-ID's en persoonsidentificerende velden verwijderd die in de applicatie zijn opgeslagen.

Een verwijderingsbewijs zonder inhoud, dat alleen minimale operationele en factuurgegevens bevat, wordt ten minste drie jaar bewaard om aan te tonen dat de verwijdering heeft plaatsgevonden en om te voldoen aan toepasselijke verplichtingen op het gebied van audit, facturering, beveiliging en wetgeving. Het bevat niet het geüploade document of geëxtraheerde contractinhoud.

Organisaties die zijn aangewezen als werkruimten voor regressietests en gebruikers die uitdrukkelijk toegang als regressietester hebben gekregen, zijn uitgezonderd van automatische wissing zolang die aanwijzing van kracht is. Hun gebruikers kunnen contracten nog steeds via de standaardwerkwijze verwijderen; het contract wordt dan verborgen, maar definitieve wissing wordt niet gestart zolang de uitzondering geldt. De uitzondering eindigt wanneer de aanwijzing wordt ingetrokken; verwijderde gegevens waarvan de normale herstelperiode al is verstreken, komen dan in aanmerking voor de volgende bewaarronde.

9. Beveiliging

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangscontroles, authenticatie, logging, isolatie, versleuteling waar passend, monitoring en operationele waarborgen. Klanten blijven verantwoordelijk voor gebruikersrechten, veilige apparaten, veilige integraties en het rechtmatig uploaden van inhoud.

10. Uw rechten

Afhankelijk van het toepasselijke recht kunnen personen het recht hebben op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar tegen de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid, intrekking van toestemming of het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit. Sommige verzoeken moeten worden behandeld door de klant als verwerkingsverantwoordelijke voor de geüploade contractinhoud.

11. Verantwoordelijkheden van de klant

Klanten zijn verantwoordelijk voor het verstrekken van vereiste informatie, het verkrijgen van vereiste toestemmingen, het kiezen van rechtmatige verwerkingsinstructies, het correct configureren van bewaring en integraties en het waarborgen dat geüploade gegevens rechtmatig via het platform mogen worden verwerkt.

12. Contact en wijzigingen

Wij kunnen dit Privacybeleid bijwerken. Als voor een nieuwe versie aanvaarding vereist is, kan voor verder gebruik van het platform aanvaarding van het bijgewerkte beleid nodig zijn.

Dit document is een vertaling die voor het gemak wordt aangeboden. Bij verschillen tussen de vertaling en de Engelse versie is de Engelse versie leidend.