Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten bei der Nutzung von Hotel Contract Intelligence erheben, verwenden, offenlegen, aufbewahren und schützen. Sie gilt für Kontonutzer, Administratoren von Organisationen, Plattformadministratoren sowie für Personen, deren Daten in hochgeladenen Verträgen oder zugehörigen Datensätzen enthalten sein können.

1. Von uns verarbeitete Daten

Wir können Kontoinformationen, Informationen zur Organisation, Kontaktdaten, Anmelde- und Sicherheitsereignisse, Geräte- und Browserinformationen, IP-Adressen, Support-Kommunikation, Abrechnungsunterlagen, hochgeladene Dateien, extrahierte Vertragsdaten, Rückmeldungen zur Validierung, Integrationsmetadaten, Prüfprotokolle sowie Nutzungsinformationen verarbeiten, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.

2. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten, um die Plattform bereitzustellen, Benutzer zu authentifizieren, Konten zu sichern, hochgeladene Dokumente zu verarbeiten, strukturierte Vertragsdaten zu erzeugen, Integrationen zu unterstützen, Abonnements und Abrechnung zu verwalten, Kundensupport zu leisten, Missbrauch zu erkennen, Fehler zu beheben, die Zuverlässigkeit zu verbessern, gesetzliche Pflichten zu erfüllen sowie Rechte zu begründen, auszuüben oder zu verteidigen.

3. Rechtsgrundlagen

Je nach Kontext kann die Verarbeitung auf der Erfüllung eines Vertrags, berechtigten Interessen, der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, einer ausdrücklichen Einwilligung, soweit erforderlich, oder auf anderen nach geltendem Datenschutzrecht zulässigen Rechtsgrundlagen beruhen.

4. KI und automatisierte Verarbeitung

Hochgeladene Dokumente und extrahierter Text können, soweit zur Erbringung des Dienstes erforderlich, an konfigurierte Anbieter für KI, Dokumentenerkennung, Hosting, Monitoring, Nachrichtenwarteschlangen, Datenbanken, Speicher und Infrastruktur übermittelt werden. KI-Ergebnisse dienen der Unterstützung und müssen vom Kunden vor der betrieblichen Verwendung von einem Menschen geprüft werden.

5. Cookies und Browserspeicher

Die Plattform kann unbedingt erforderliche Cookies, Sitzungsspeicher und lokalen Speicher für Authentifizierung, Sicherheit, die Erkennung vertrauenswürdiger Geräte, Sprach- oder Anzeigeeinstellungen, Datumsformat, Navigationseinstellungen und ähnliche Dienstfunktionen verwenden. Derzeit verwenden wir in der Anwendung keine Werbe-Cookies und keine Cookies Dritter zur Verhaltensverfolgung. Sollten nicht erforderliche Analyse- oder Marketing-Cookies eingeführt werden, stellen wir, soweit erforderlich, zusätzliche Hinweise und Einwilligungsmöglichkeiten bereit.

6. Weitergabe und Auftragsverarbeiter

Wir können Daten an Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter weitergeben, die die Plattform hosten, absichern, überwachen, verarbeiten, E-Mails versenden, Daten speichern, analysieren oder unterstützen. Wir können Daten auch offenlegen, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, Vereinbarungen durchzusetzen, Rechte und Sicherheit zu schützen, rechtmäßige Anfragen zu beantworten oder ein Geschäftsvorhaben wie eine Fusion, Übernahme, Umstrukturierung oder einen Verkauf von Vermögenswerten abzuschließen.

7. Internationale Übermittlungen

Daten können in anderen Ländern verarbeitet werden als dem Land, in dem sich Benutzer oder Organisationen befinden. Soweit erforderlich, setzen wir geeignete Garantien ein, etwa vertragliche Schutzmaßnahmen, Bewertungen der Übermittlungsfolgen, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und die sorgfältige Prüfung von Anbietern.

8. Aufbewahrung

Nicht verarbeitete Vertrags-Uploads werden nach 24 Stunden automatisch entfernt. Aktive Verträge werden aufbewahrt, solange der Kunde den Dienst nutzt oder bis ein berechtigter Benutzer des Kunden sie löscht. Ein gelöschter Vertrag bleibt 30 Tage lang wiederherstellbar und wird anschließend durch einen stündlichen Aufbewahrungsprozess endgültig bereinigt. Bei der endgültigen Bereinigung werden das Quelldokument, der extrahierte Text, strukturierte Vertragsdaten, Prompts und Modellantworten, Dokumentnachweise, RAG-Ableitungen, Anhänge zu Rückmeldungen, Integrationskennungen und personenbezogene Felder entfernt, die in der Anwendung gespeichert sind.

Eine Löschbestätigung ohne Inhalte, die nur die minimal erforderlichen Betriebs- und Abrechnungsangaben enthält, wird mindestens drei Jahre lang aufbewahrt, um die erfolgte Löschung nachzuweisen und geltende Prüf-, Abrechnungs-, Sicherheits- und gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Sie enthält weder das hochgeladene Dokument noch extrahierte Vertragsinhalte.

Organisationen, die als Arbeitsbereiche für Regressionstests ausgewiesen sind, und Benutzer, denen ausdrücklich Zugriff als Regressionstester gewährt wurde, sind von der automatischen Bereinigung ausgenommen, solange diese Ausweisung besteht. Ihre Benutzer können Verträge weiterhin über den Standardablauf löschen; dadurch wird der Vertrag ausgeblendet, eine endgültige Bereinigung wird jedoch nicht ausgelöst, solange die Ausnahme besteht. Die Ausnahme endet mit der Aufhebung der Ausweisung; gelöschte Datensätze, deren reguläre Wiederherstellungsfrist bereits abgelaufen ist, werden dann beim nächsten Aufbewahrungslauf berücksichtigt.

9. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter Zugriffskontrollen, Authentifizierung, Protokollierung, Isolierung, Verschlüsselung, wo angemessen, Überwachung und betriebliche Schutzmaßnahmen. Kunden bleiben verantwortlich für Benutzerberechtigungen, sichere Geräte, sichere Integrationen und das rechtmäßige Hochladen von Inhalten.

10. Ihre Rechte

Je nach geltendem Recht können Personen das Recht haben, Auskunft zu verlangen, Daten berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken zu lassen, der Verarbeitung zu widersprechen, Datenübertragbarkeit zu verlangen, eine Einwilligung zu widerrufen oder Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Einige Anfragen müssen vom Kunden als Verantwortlichem für die hochgeladenen Vertragsinhalte bearbeitet werden.

11. Pflichten des Kunden

Kunden sind dafür verantwortlich, erforderliche Hinweise zu erteilen, erforderliche Einwilligungen einzuholen, rechtmäßige Verarbeitungsanweisungen festzulegen, Aufbewahrung und Integrationen angemessen zu konfigurieren und sicherzustellen, dass hochgeladene Daten über die Plattform rechtmäßig verarbeitet werden dürfen.

12. Kontakt und Aktualisierungen

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren. Erfordert eine neue Version eine Zustimmung, kann für die weitere Nutzung der Plattform die Zustimmung zur aktualisierten Erklärung erforderlich sein.

Dieses Dokument ist eine zur Erleichterung bereitgestellte Übersetzung. Bei Abweichungen zwischen der Übersetzung und der englischen Fassung ist die englische Fassung maßgeblich.