Gizlilik Politikası

Gizlilik Politikası

Bu Gizlilik Politikası, Hotel Contract Intelligence kullanıldığında kişisel verileri nasıl topladığımızı, kullandığımızı, açıkladığımızı, sakladığımızı ve koruduğumuzu açıklar. Hesap kullanıcıları, tenant yöneticileri, platform yöneticileri ve yüklenen sözleşmelerde veya ilgili kayıtlarda verileri yer alabilecek kişiler için geçerlidir.

1. İşlediğimiz veriler

Hesap bilgileri, tenant bilgileri, iletişim bilgileri, giriş ve güvenlik olayları, cihaz ve tarayıcı bilgileri, IP adresleri, destek yazışmaları, faturalama kayıtları, yüklenen dosyalar, çıkarılan sözleşme verileri, doğrulama geri bildirimleri, entegrasyon metadatası, denetim kayıtları ve hizmeti işletmek için gerekli kullanım bilgilerini işleyebiliriz.

2. İşleme amaçları

Verileri platformu sunmak, kullanıcıları doğrulamak, hesapları güvenceye almak, yüklenen belgeleri işlemek, yapılandırılmış sözleşme verisi üretmek, entegrasyonları desteklemek, abonelik ve faturalamayı yönetmek, müşteri desteği sağlamak, kötüye kullanımı tespit etmek, hataları gidermek, güvenilirliği artırmak, hukuki yükümlülüklere uymak ve hakları tesis etmek, kullanmak veya savunmak için işleriz.

3. Hukuki sebepler

Bağlama göre işleme; sözleşmenin ifası, meşru menfaatler, hukuki yükümlülüğe uyum, hukuki taleplerin tesisi veya savunulması, gerekli olduğu hallerde açık rıza veya uygulanabilir veri koruma hukuku kapsamındaki diğer hukuki sebeplere dayanabilir.

4. Yapay zeka ve otomatik işleme

Yüklenen belgeler ve çıkarılan metinler, hizmeti sunmak için gerekli olduğu ölçüde yapılandırılmış yapay zeka, doküman zekası, barındırma, gözlemlenebilirlik, kuyruk, veritabanı, depolama ve altyapı sağlayıcılarına gönderilebilir. Yapay zeka çıktıları yardımcı niteliktedir ve operasyonel kullanımdan önce müşteri tarafından insan incelemesi gerektirir.

5. Çerezler ve tarayıcı depolaması

Platform; kimlik doğrulama, güvenlik, güvenilir cihaz tanıma, dil veya görünüm tercihleri, tarih formatı, gezinme tercihleri ve benzer hizmet işlevleri için kesinlikle gerekli çerezler, oturum depolaması ve yerel depolama kullanabilir. Uygulamada şu anda reklam çerezleri veya üçüncü taraf davranışsal takip çerezleri kullanmıyoruz. Zorunlu olmayan analitik veya pazarlama çerezleri eklenirse, gerekli olduğu hallerde ek bilgilendirme ve rıza kontrolleri sunacağız.

6. Paylaşım ve işleyenler

Verileri platformu barındıran, güvenceye alan, izleyen, işleyen, e-posta gönderen, saklayan, analiz eden veya destekleyen hizmet sağlayıcılar ve alt işleyenlerle paylaşabiliriz. Ayrıca hukuka uymak, sözleşmeleri uygulamak, hakları ve güvenliği korumak, hukuka uygun taleplere yanıt vermek veya birleşme, devralma, yeniden yapılandırma ya da varlık satışı gibi bir ticari işlemi tamamlamak için verileri açıklayabiliriz.

7. Uluslararası aktarımlar

Veriler, kullanıcıların veya tenantların bulunduğu ülkeden farklı ülkelerde işlenebilir. Gerekli olduğunda sözleşmesel korumalar, aktarım etki değerlendirmeleri, erişim kontrolleri, şifreleme ve tedarikçi incelemesi gibi uygun güvenceler kullanırız.

8. Saklama

İşlenmemiş sözleşme yüklemeleri 24 saat sonra otomatik olarak kaldırılır. Aktif sözleşmeler müşteri hizmeti kullandığı sürece veya yetkili bir müşteri kullanıcısı tarafından silinene kadar saklanır. Silinen sözleşme 30 gün boyunca kurtarılabilir kalır ve ardından saatlik saklama işlemiyle kalıcı olarak temizlenir. Kalıcı temizleme; kaynak belgeyi, çıkarılan metni, yapılandırılmış sözleşme verisini, istemleri ve model yanıtlarını, belge kanıtlarını, RAG türevlerini, geri bildirim eklerini, entegrasyon tanımlayıcılarını ve uygulamanın tuttuğu kişiyi tanımlayan alanları kaldırır.

Silmenin gerçekleştiğini göstermek ve uygulanabilir denetim, faturalama, güvenlik ve hukuk yükümlülüklerini karşılamak için yalnızca asgari operasyonel ve faturalama bilgilerini içeren içeriksiz bir silme kaydı en az üç yıl saklanır. Bu kayıt yüklenen belgeyi veya çıkarılan sözleşme içeriğini içermez.

Regresyon testi çalışma alanı olarak belirlenen kuruluşlar ve açıkça regresyon test kullanıcısı erişimi verilen kullanıcılar, bu belirleme etkin kaldığı sürece otomatik temizlemeden muaftır. Kullanıcıları sözleşmeleri standart akışla silebilir; bu işlem sözleşmeyi gizler ancak muafiyet etkin kaldığı sürece kalıcı temizlemeyi başlatmaz. Belirleme kaldırıldığında muafiyet sona erer; normal kurtarma süresini daha önce doldurmuş silinmiş kayıtlar bir sonraki saklama işleminde temizlenmeye uygun hâle gelir.

9. Güvenlik

Erişim kontrolleri, kimlik doğrulama, kayıt tutma, izolasyon, uygun olduğu yerde şifreleme, izleme ve operasyonel önlemler dahil makul teknik ve organizasyonel tedbirler uygularız. Müşteriler kullanıcı izinlerinden, güvenli cihazlardan, güvenli entegrasyonlardan ve içeriğin hukuka uygun yüklenmesinden sorumludur.

10. Haklarınız

Uygulanabilir hukuka bağlı olarak kişiler erişim, düzeltme, silme, işleme kısıtlama, itiraz, taşınabilirlik talebi, rızayı geri çekme veya denetim makamına şikayette bulunma haklarına sahip olabilir. Bazı talepler, yüklenen sözleşme içeriğinin veri sorumlusu olan müşteri tarafından ele alınmalıdır.

11. Müşteri sorumlulukları

Müşteriler gerekli bilgilendirmeleri yapmak, gerekli rızaları almak, hukuka uygun işleme talimatlarını seçmek, saklama ve entegrasyonları uygun şekilde yapılandırmak ve yüklenen verilerin platform üzerinden hukuka uygun şekilde işlenebilmesini sağlamakla sorumludur.

12. İletişim ve güncellemeler

Bu Gizlilik Politikasını güncelleyebiliriz. Yeni bir sürüm kabul gerektirirse, platformun kullanımına devam etmek güncellenmiş politikanın kabulünü gerektirebilir.