Политика конфиденциальности

Политика конфиденциальности

Настоящая Политика конфиденциальности описывает, как мы собираем, используем, раскрываем, храним и защищаем персональные данные при использовании Hotel Contract Intelligence. Она распространяется на пользователей учётных записей, администраторов организаций, администраторов платформы, а также на физических лиц, чьи данные могут содержаться в загруженных договорах или связанных с ними записях.

1. Обрабатываемые данные

Мы можем обрабатывать сведения об учётной записи, сведения об организации, контактные данные, события входа и безопасности, сведения об устройстве и браузере, IP-адреса, переписку со службой поддержки, платёжные записи, загруженные файлы, извлечённые данные договоров, отзывы о результатах проверки, метаданные интеграций, журналы аудита и сведения об использовании, необходимые для работы сервиса.

2. Цели обработки

Мы обрабатываем данные, чтобы предоставлять платформу, аутентифицировать пользователей, защищать учётные записи, обрабатывать загруженные документы, формировать структурированные данные договоров, поддерживать интеграции, управлять подписками и расчётами, оказывать поддержку клиентам, выявлять злоупотребления, устранять ошибки, повышать надёжность, исполнять требования закона, а также устанавливать, осуществлять или защищать права.

3. Правовые основания

В зависимости от обстоятельств обработка может основываться на исполнении договора, законных интересах, исполнении правовых обязанностей, установлении или защите правовых требований, явном согласии, если оно требуется, или иных законных основаниях, предусмотренных применимым законодательством о защите данных.

4. ИИ и автоматизированная обработка

Загруженные документы и извлечённый текст могут передаваться настроенным поставщикам услуг ИИ, интеллектуальной обработки документов, хостинга, мониторинга, очередей сообщений, баз данных, хранения и инфраструктуры в той мере, в какой это необходимо для предоставления сервиса. Результаты работы ИИ носят вспомогательный характер и требуют проверки клиентом перед использованием в работе.

5. Файлы cookie и хранилище браузера

Платформа может использовать строго необходимые файлы cookie, хранилище сеанса и локальное хранилище для аутентификации, обеспечения безопасности, распознавания доверенных устройств, языковых настроек и настроек отображения, формата даты, настроек навигации и аналогичных функций сервиса. В настоящее время мы не используем в приложении рекламные файлы cookie или сторонние файлы cookie для поведенческого отслеживания. Если будут введены необязательные аналитические или маркетинговые файлы cookie, мы предоставим дополнительное уведомление и средства управления согласием там, где это требуется.

6. Передача данных и обработчики

Мы можем передавать данные поставщикам услуг и субподрядчикам-обработчикам, которые размещают, защищают, отслеживают, обрабатывают, отправляют по электронной почте, хранят, анализируют платформу или обеспечивают её поддержку. Мы также можем раскрывать данные для исполнения требований закона, обеспечения исполнения соглашений, защиты прав и безопасности, ответа на законные запросы или завершения деловой сделки, такой как слияние, поглощение, реструктуризация или продажа активов.

7. Международная передача данных

Данные могут обрабатываться в странах, отличных от страны нахождения пользователей или организаций. В необходимых случаях мы применяем надлежащие меры защиты, такие как договорные гарантии, оценка последствий передачи, контроль доступа, шифрование и проверка поставщиков.

8. Хранение

Необработанные загрузки договоров автоматически удаляются через 24 часа. Активные договоры хранятся, пока клиент пользуется сервисом или пока уполномоченный пользователь клиента не удалит их. Удалённый договор можно восстановить в течение 30 дней, после чего он безвозвратно удаляется ежечасным процессом очистки. Безвозвратное удаление затрагивает исходный документ, извлечённый текст, структурированные данные договора, запросы и ответы модели, доказательные фрагменты документа, производные данные RAG, вложения к отзывам, идентификаторы интеграций и поля, позволяющие идентифицировать человека, которые хранятся в приложении.

Подтверждение удаления без содержимого, включающее только минимальные эксплуатационные и платёжные сведения, хранится не менее трёх лет, чтобы подтвердить факт удаления и выполнить применимые требования аудита, расчётов, безопасности и законодательства. Оно не содержит загруженный документ или извлечённое содержимое договора.

Организации, назначенные рабочими пространствами для регрессионного тестирования, и пользователи, которым явно предоставлен доступ регрессионного тестировщика, освобождаются от автоматической очистки, пока это назначение действует. Их пользователи по-прежнему могут удалять договоры стандартным способом: договор скрывается, но безвозвратная очистка не запускается, пока действует освобождение. Освобождение прекращается со снятием назначения; удалённые записи, срок восстановления которых уже истёк, становятся доступными для следующего цикла очистки.

9. Безопасность

Мы применяем разумные технические и организационные меры, включая контроль доступа, аутентификацию, журналирование, изоляцию, шифрование там, где это уместно, мониторинг и эксплуатационные меры защиты. Клиенты остаются ответственными за права пользователей, безопасность устройств, безопасность интеграций и законность загрузки содержимого.

10. Ваши права

В зависимости от применимого законодательства физические лица могут иметь право на доступ к данным, их исправление, удаление, ограничение обработки, возражение против обработки, переносимость данных, отзыв согласия или подачу жалобы в надзорный орган. Некоторые запросы должен рассматривать клиент как контролёр загруженного содержимого договоров.

11. Обязанности клиента

Клиенты несут ответственность за предоставление необходимых уведомлений, получение необходимых согласий, выбор законных инструкций по обработке, надлежащую настройку сроков хранения и интеграций, а также за то, чтобы загружаемые данные могли на законных основаниях обрабатываться на платформе.

12. Контакты и обновления

Мы можем обновлять настоящую Политику конфиденциальности. Если новая версия требует принятия, для дальнейшего использования платформы может потребоваться принять обновлённую политику.

Настоящий документ является переводом, предоставленным для удобства. В случае расхождения между переводом и версией на английском языке преимущественную силу имеет версия на английском языке.